La gestión financiera es fundamental en el desarrollo de una empresa. Incluye todos los procesos relacionados con obtener, utilizar y controlar los ingresos y egresos de dinero. Te mostramos las herramientas para diseñar una planificación eficiente.

La planificación financiera es tabú en muchas PyMEs porque suelen pensar que no tienen las herramientas necesarias para recolectar y analizar información. Sin embargo, en los estadios iniciales de una empresa, no es necesario generar reportes complejos en base a algoritmos sofisticados. Las PyMEs requieren información sencilla y funcional.

En este sentido, la gestión financiera incluye todos los procesos relacionados con obtener, utilizar y controlar los ingresos y egresos de dinero de la empresa. Es una de las actividades más importantes de una empresa.

Tres herramientas básicas hacer una gestión financiera eficiente

Diseñar un plan estratégico

El plan estratégico es un mapa de ruta elaborado por el CFO (Gerente de finanzas) o el equipo de administración en conjunto con los socios. En este documento se establecen objetivos medibles en términos cualitativos y cuantitativos. Además, refleja los plazos de cumplimiento de los objetivos para que las metas no se dilaten. En este sentido, lo ideal es que las metas sean a corto, mediano y largo plazo.

Si bien el plan estratégico de la gestión financiera traza un rumbo, es importante ser flexibles y entender que la coyuntura puede cambiar el escenario y modificar el recorrido ideal. Por eso, es recomendable que en el diseño del plan contemple siempre tres escenarios: lo esperado, lo posible y la catástrofe.

Dentro de este esquema de trabajo y como una forma de planificar a largo plazo, el CFO deberá incluir propuestas de financiación y evaluar cuál es la mejor fuente calculando el impacto de la carga financiera: intereses, comisiones y cualquier otro gasto adicional.

Armar un presupuesto y lograr rendimientos

El departamento de finanzas elabora el presupuesto general trabajando en permanente sinergia con todas las áreas de la empresa para definir sus necesidades financieras de acuerdo a sus objetivos específicos. La suma de los requerimientos de cada área conformará el presupuesto global.

En el armado del presupuesto global pueden surgir conceptos que no consideramos y que luego, en el control mensual, sorprenden con desvíos importantes: papelería, logística, costos por rotación de personal, mala comunicación, licencias que se vencen, entre otras.  Es por eso que además de incluir los presupuestos por áreas, es conveniente revisar factores como los mencionados y agregarlos como “fondos de maniobra” disponible si hubiese que pagar de inmediato todas nuestras deudas a corto plazo.

Al armar el presupuesto global es necesario considerar variables económicas, proyecciones en dólares, inflación y ajustes salariales y tener presente los objetivos de cada área para luego tomar de referencia en la presentación del presupuesto final o para el control futuro.

Una vez que tu presupuesto esté en marcha, es fundamental realizar un seguimiento periódico (quincenal, mensual, trimestral, de acuerdo al ciclo de cada empresa). Evaluar los desvíos generados y conocer el nivel de liquidez en cada momento es parte fundamental de la gestión financiera.

Obtener información y tomar decisiones

Las grandes empresas usan la información para la toma de decisiones es esencial. En cambio, las empresas pequeñas, por lo general, producen reportes sólo cuando la información es exigida por instituciones regulatorias. En este sentido, pierden la posibilidad de tomar decisiones respaldadas por información precisa y relevante, factor clave para asignar los recursos de manera inteligente.

Gestión financiera: fuentes de información

• Sistemas de gestión: son plataformas digitales que unifican la información de gestión – como los activos, pasivos y patrimonio – la procesan y generan reportes.

• Extractos bancarios: información que surge de las operaciones bancarizadas (bancos, mercado pago, tarjetas, etc.) y es una fuente de información para quienes no cuentan con sistemas de gestión.

• Cashflow: es un reporte que refleja la disponibilidad de efectivo al día y la proyección de ingresos y egresos en el tiempo. Esta información permite evaluar la viabilidad de nuestra agenda de pagos, si es necesario tomar deuda o si podemos realizar inversiones.

• Control presupuestario: es el reporte que compara lo proyectado en el presupuesto global con lo ejecutado. A partir de este análisis es posible evaluar, corregir o justificar desvíos.

• Cobranzas: evaluar ciclo de cobranzas y proyección de cobros para ayudar al cashflow y acompañar al control presupuestario de ingresos.

• Costos: evaluar periódicamente para ajustar costos y acompañar cashflow y control presupuestario de gastos.

• Pérdidas y ganancias: ayuda a tener más visibilidad sobre el aumento/disminución de cada variable/rubro e identificar rápidamente las variables que llamen la atención.

Analizar cualitativa y cuantitavamente la  información es la base para evaluar si se cumplieron las metas según lo planificado, si es necesario enderezar el rumbo o si es posible dar un paso más hacia nuevas inversiones. En todos los casos, la contabilidad es una fuente de información que permite tomar definiciones en base a datos reales, por eso es importante monitorear estas herramientas de manera constante.