A veces correr para todos lados y querer hacer todo al mismo tiempo termina en una enorme caída de productividad. Detectar qué nos genera ansiedad innecesaria y saber qué es lo realmente importante puede ayudar a la empresa y a la dinámica del equipo.

Reuniones por acá y por allá, presentaciones y discusiones por todos lados, calendarios llenos y tareas pendientes, llamadas en espera… En el ambiente se respira tensión, estrés y hasta un poco de cansancio, pero también se cree algo que, quizás, no es tan real: que en esta empresa se trabaja, y mucho.

A cientos de empresas y equipos los invade la falsa urgencia, una sensación de que todo debe hacerse lo antes posible y genera un frenesí difícil de parar. Sin embargo, si todo es importante, nada lo es. En consecuencia, nos estresamos por trabajar más y más cuando, en el fondo, nuestra productividad es menor.

La falsa urgencia, ese ajetreo innecesario que no lleva a ningún lado, puede  dañar la moral, el bienestar y el desempeño de un equipo. En épocas de velocidad y ansiedad, saber distinguir la falsa urgencia de lo verdaderamente importante y poder combatirla es esencial para cualquier empresa. 

Cómo detectar la falsa urgencia

Claro que ningún líder va a crear intencionalmente una falsa urgencia, pero la misma dinámica empresarial puede llevarlo a eso. Por eso, apenas detectes que tu equipo está corriendo de acá para allá y que el estrés es uno más en el día a día, es tiempo de hacerse algunas preguntas:

• ¿Es difícil organizar reuniones sobre temas importantes? Si las personas clave no pueden hacerse un tiempo, es muy probable que no sea importante. 
• Cuando se discute un asunto, ¿la presión es externa o todos los problemas son de adentro? 
• ¿Son fructíferas las reuniones? Si terminan con la promesa de otra reunión, lo más probable es que no se haya tomado ninguna decisión.
• ¿Solo tienen tiempo para hacer “trabajo real” por las tardes o los fines de semana? 
• ¿Cuántas veces dijimos “esto tiene que hacerse ya” y después pasamos meses y meses sin terminarlo? 

Estas preguntas —y muchas otras— pueden hacerse para detectar qué es lo importante y qué nos hace apurarnos sin sentido alguno. Si la conclusión es que existe una falsa urgencia, entonces hay que poner manos a la obra para erradicarla. 

Las formas de combatir la falsa urgencia

• Encontrar de dónde sale

La falsa urgencia suele aparecer con la ansiedad o el miedo a las consecuencias negativas. La sensación de que una tarea debe ser terminada lo antes posible para no decepcionar a nadie, el temor a perderse algo grande que se viene o la idea de que hay que “correr” para llegar termina creando un ambiente de tensión e improductividad. 

• Desafiar suposiciones y replantear creencias

Las personas tienden a priorizar tareas con plazos más cortos, y a menudo descuidan objetivos más importantes a largo plazo. Los líderes deben, en estos casos, hacer una introspección y cuestionar sus motivaciones, reformulando las creencias limitantes que pueden contribuir a una falsa urgencia. 

Fomentar desafíos respetuosos y debates animados puede ayudar a cambiar el enfoque de la urgencia impulsada por la ansiedad a un entorno de trabajo más productivo.

• Distancia psicológica

Esta técnica puede ser de gran ayuda para mirar el panorama general. Puede servir, por ejemplo, preguntarse qué sería lo importante de acá a un año, o imaginarse el equipo como si fuera de otra empresa y, con esa base, pensar qué le aconsejaríamos. 

Tampoco está mal abandonar ideas y proyectos. En vez de seguir sumando tareas, pensar: “¿Cuáles son las ventajas de discontinuar? ¿Cuánto nos costará si no suspendemos nuestros esfuerzos?”.

• Procrastinación estratégica

La procrastinación tiene mala prensa. Pero si se aplica correctamente, puede ser muy útil. En estos casos, sirve avanzar en un proyecto y abandonarlo cerca del final. Ese tramo pendiente permite que el equipo siga pensando en el proyecto con más tranquilidad, en vez de correr para terminarlo de un tirón. En ese tiempo pueden surgir muy buenas ideas que lleven a un producto final mucho mejor.

• Los de afuera son de palo

Esta frase tantas veces aplicada en el fútbol también vale para una empresa. Un equipo no solo tiene proyectos propios, sino que muchas veces llegan solicitudes externas que no hacen más que agregar presión. Por eso, como líder, uno debe saber qué incluir en las tareas y qué dejar para después. No querés más falsa urgencia.

Considerar los costos y beneficios de diferentes cursos de acción es el pensamiento estratégico central y fundamental para un liderazgo ejecutivo eficaz. La organización también es clave: si el equipo está haciendo malabares para manejar la situación, mejor acomodar prioridades y saber decir “ahora no”.

• Prestar atención a lo verdaderamente urgente

¿Cómo distinguir lo urgente de la falsa urgencia? Lo mejor es establecer criterios para determinarlo y, además, programar revisiones cada cierto tiempo para reevaluar prioridades. También hay que fomentar el intercambio en el equipo: que cualquiera pueda dialogar y cuestionar la urgencia. Un líder colaborativo es siempre un mejor líder.